Готовое решение: электронный документооборот в Битрикс24

«Битрикс24» в коробке» максимально готов для быстрого запуска внутреннего портала компании, но в ряде задач требуется помощь технического специалиста, способного выполнить дополнительную настройку или адаптацию продукта. Это может быть тесная интеграция со специфическими внутрикорпоративными системами и приложениями, изменение типовой бизнес-логики модулей и компонентов продукта, импорт данных из других систем и приложений и прочее. 

Электронный документооборот и отлаженные бизнес-процессы – важная часть становления и наведения порядка внутри организации. В связи с этим мы разработали готовое решение, которое позволит в комплексе решить следующие задачи:

• ускорить согласования различного типа,
• исключить возможность потери документа,
• централизовать хранение электронных копий ключевых документов,
• повысить эффективность системы контроля заданий и поручений,
• ускорить поиск документов внутри компании.

Процесс согласования документов условно можно разделить на пять шагов. Кратко визуальная схема бизнес-процесса представлена следующим образом:

Согласование документа может запустить любой сотрудник компании. После запуска согласующему лицу поступает задача согласования с вложенными документами. Предусмотрены следующие варианты (статусы) завершения задачи согласования: "Согласовано", "Согласовано с комментариями" и "Отклонено". 

Статус "Согласовано" - означает, что согласующее лицо утвердило предложенную Инициатором редакцию документа.  

Статус "Согласовано с комментариями" – означает, что согласующее лицо утвердило документ в измененном виде (в этом случае, согласующее лицо может отставить комментарий к задаче согласования).  

Статус "Отклонено" – согласующее лицо отказывает в согласовании предложенной редакции документа, процесс согласования останавливается (у инициатора будет возможность согласовать документ повторно). 

Реализован удобный интерфейс по работе непосредственно с документом, через который можно просмотреть, отредактировать, скачать файл, загрузить новую версию файла и просмотреть историю изменений. Все проходящие процессы по документам, отправленным на согласование, общую информацию можно просмотреть в журнале. 

Карточка документа позволяет детально просмотреть информацию о проходящем процессе согласования документа. Функционал позволяет перейти к работе с документом, обратиться в папку на диске, где находится документ и т.д. В карточке отображается цепочка согласующих лиц, в каком статусе находится согласование, ссылка на задачи согласования. Доступна возможность скачать и распечатать лист согласования.